Kế toán cơ bản là một trong những chức năng kinh doanh mà các công ty phải thực hiện một cách hiệu quả, do đó, cho dù bạn có ý định tự làm kế toán / ghi sổ hay thuê chuyên gia, bạn phải làm quen với kế toán cơ bản.
Trong bài viết này, dịch vụ kế toán Đà Nẵng sẽ chia sẽ về kế toán cơ bản là gì, bao gồm những gì và các ví dụ về các thủ tục kế toán cơ bản.
- Kế toán cơ bản là gì?
Kế toán cơ bản đề cập đến quá trình ghi lại các giao dịch tài chính của một công ty. Nó liên quan đến việc phân tích, tóm tắt và báo cáo các giao dịch này cho các cơ quan quản lý, cơ quan giám sát và các đơn vị thu thuế. Báo cáo tài chính được sử dụng trong kế toán cơ bản là một bản tóm tắt ngắn gọn về các giao dịch tài chính trong một kỳ kế toán, tóm tắt các luồng tiền, hoạt động và tình hình tài chính của một công ty.
Kế toán cơ bản là một trong những chức năng quan trọng trong hầu hết các loại hình kinh doanh. Nó thường được thực hiện bởi một kế toán hoặc một người ghi sổ tại một công ty nhỏ, hoặc bởi các bộ phận tài chính lớn với hàng chục nhân viên tại các công ty lớn hơn. Các báo cáo mà các luồng kế toán khác nhau tạo ra, chẳng hạn như kế toán quản lý và kế toán chi phí, rất quan trọng trong việc giúp ban lãnh đạo công ty đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.
Nếu không có kế toán, sẽ không thể xác định được sản phẩm nào thành công, quyết định kinh doanh nào có hiệu quả và liệu công ty có đang tạo ra doanh thu hay tạo ra lợi nhuận hay không. Cũng không thể xác định được số thuế phải nộp, mua hay thuê bất động sản hay sáp nhập với một công ty khác. Nói cách khác, kế toán không chỉ là việc ghi lại các giao dịch tài chính, nó đo lường sự thành công của một công ty trong việc đạt được các mục tiêu của mình và giúp các cổ đông hiểu được tiền của họ đang được sử dụng hiệu quả như thế nào. Đây là lý do tại sao doanh nghiệp phải thành thạo kế toán để có thể đưa ra các quyết định đúng đắn.
- Kế toán cơ bản bao gồm những gì?
Các thành phần của kế toán cơ bản bao gồm:
2.1 Hệ thống lưu trữ hồ sơ:
Các công ty phải có một cách tiếp cận hợp lý để lưu trữ hồ sơ trước khi bắt đầu quy trình kế toán. Họ phải thiết lập tài khoản để lưu trữ thông tin. Các tài khoản thuộc các phân loại sau:
- Tài sản: Những tài nguyên này đề cập đến các tài nguyên hoặc vật phẩm mà công ty sở hữu. Tài sản có giá trị kinh tế trong tương lai có thể đo lường được và có thể biểu thị bằng tiền. Ví dụ về tài sản của một công ty bao gồm các khoản đầu tư, tiền mặt, hàng tồn kho, các khoản phải thu, đất đai, vật tư, thiết bị, nhà cửa và xe cộ.
- Nợ phải trả: Là những nghĩa vụ tài chính hợp pháp hoặc các khoản nợ mà công ty phải chịu trong quá trình hoạt động kinh doanh. Nợ phải trả có thể có giới hạn hoặc không giới hạn. Chúng được giải quyết theo thời gian thông qua việc chuyển giao các lợi ích kinh tế như tiền, dịch vụ hoặc hàng hóa. Được ghi ở bên phải bảng cân đối kế toán của công ty, nợ phải trả bao gồm các khoản phải trả, các khoản vay, thế chấp, phí bảo hiểm thu được, doanh thu hoãn lại và chi phí phải trả.
- Vốn chủ sở hữu: Vốn chủ sở hữu, còn được gọi là vốn chủ sở hữu của cổ đông, đề cập đến số tiền mà một công ty phải trả lại cho các cổ đông của mình sau khi tất cả tài sản của nó được thanh lý và tất cả các khoản nợ của nó đã được thanh toán xong. Vốn chủ sở hữu được tính bằng cách lấy tổng tài sản của công ty trừ đi tổng nợ phải trả.
- Chi phí: Chi phí đề cập đến các chi phí hoạt động mà doanh nghiệp phải chịu để tạo ra doanh thu. Các chi phí thông thường bao gồm tiền lương của nhân viên, các khoản thanh toán cho nhà cung cấp, khấu hao thiết bị và tiền thuê nhà xưởng.
- Doanh thu: Doanh thu đề cập đến thu nhập mà một công ty tạo ra từ các hoạt động kinh doanh thông thường của mình. Nó bao gồm các khoản khấu trừ và chiết khấu cho các sản phẩm bị trả lại. Doanh thu là con số tổng thu nhập mà từ đó chi phí được trừ đi để xác định thu nhập ròng.
2.2 Giao dịch:
Kế toán chịu trách nhiệm tạo ra một số giao dịch kinh doanh, trong khi những giao dịch khác được chuyển đến kế toán từ các bộ phận khác của công ty. Là một phần của các giao dịch này, chúng được ghi lại trong các tài khoản được đề cập ở điểm đầu tiên. Một số giao dịch kinh doanh quan trọng bao gồm:
- Bán hàng: Đây là các giao dịch trong đó sản phẩm / dịch vụ được chuyển từ người mua sang người bán bằng tiền mặt hoặc tín dụng. Các giao dịch bán hàng được ghi vào sổ nhật ký kế toán của người bán (một tài liệu có tóm tắt giao dịch) như một khoản ghi có vào tài khoản bán hàng và ghi nợ vào tiền mặt hoặc các khoản phải thu. Bán hàng thường liên quan đến việc tạo một hóa đơn để gửi cho khách hàng, ghi chi tiết số tiền mà khách hàng nợ.
- Mua hàng: Đây là những giao dịch mà doanh nghiệp yêu cầu để có được nguyên vật liệu và dịch vụ cần thiết để thực hiện mục tiêu của mình. Các giao dịch mua bằng tiền mặt được ghi nợ vào tài khoản hàng tồn kho và ghi có bằng tiền mặt. Nếu việc mua hàng được thực hiện bằng tài khoản tín dụng, thì bút toán ghi có sẽ được ghi vào tài khoản phải trả và bút toán ghi nợ sẽ được ghi vào tài khoản hàng tồn kho. Việc mua hàng thường liên quan đến việc phát hành đơn đặt hàng và giải ngân các hóa đơn của nhà cung cấp.
- Biên lai: Đây là các giao dịch đề cập đến việc một công ty được trả tiền khi cung cấp dịch vụ hoặc hàng hóa cho khách hàng. Giao dịch nhận hàng được ghi vào sổ nhật ký cho người bán như một khoản ghi có cho các khoản phải thu và một khoản ghi nợ tiền mặt.
- Tiền bồi thường của nhân viên: Điều này yêu cầu thông tin về số giờ mà nhân viên đã làm để lao động được trả lương, sau đó được sử dụng để tạo ra các khoản khấu trừ thuế, thông tin về tiền lương gộp và các khoản khấu trừ khác, dẫn đến tiền lương ròng cho nhân viên.
2.3 Báo cáo:
Khi tất cả các giao dịch của công ty liên quan đến một kỳ kế toán đã được hoàn thành, kế toán tổng hợp thông tin được lưu trữ trong các tài khoản và sắp xếp nó thành ba tài liệu được gọi chung là báo cáo tài chính. Những tuyên bố này bao gồm:
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Tài liệu này chứa thông tin về doanh thu của công ty và khấu trừ tất cả các chi phí phát sinh để xác định lãi hoặc lỗ thuần cho kỳ báo cáo. Nó đo lường khả năng của một công ty trong việc mở rộng cơ sở khách hàng và hoạt động một cách hiệu quả.
- Bảng cân đối kế toán: Tài liệu này chứa thông tin về tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của công ty vào cuối kỳ báo cáo. Nó cho thấy tình hình tài chính của một tổ chức tại một thời điểm và được xem xét cẩn thận để xác định khả năng thanh toán các hóa đơn của tổ chức.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Tài liệu này chứa thông tin về tình hình sử dụng và nguồn tiền mặt trong kỳ báo cáo. Nó đặc biệt hữu ích khi số thu nhập ròng xuất hiện trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh khác với thay đổi thuần tiền mặt trong kỳ báo cáo.
2.4 Các Nguyên tắc Kế toán Thường được Chấp nhận (GAAP):
Các Nguyên tắc Kế toán Thường được Chấp nhận (GAAP) là một tập hợp các hướng dẫn mà tất cả các kế toán viên phải áp dụng cho các hoạt động kế toán của họ. Cũng giống như một tờ báo sử dụng hướng dẫn văn phong nêu ra một bộ tiêu chuẩn cho người viết và biên tập viên của nó, GAAP đặt ra một tiêu chuẩn hướng dẫn kế toán khi ghi chép và báo cáo thông tin tài chính. Ngoài ra, khi tất cả kế toán làm việc theo GAAP, các nhà đầu tư và nhà phân tích có thể dễ dàng hiểu được hồ sơ và báo cáo tài chính của họ.
Ví dụ về kế toán cơ bản
Để minh họa kế toán bút toán kép, hãy tưởng tượng công ty của bạn sẽ ghi nhận doanh thu bán hàng là 10.000 đô la, bạn sẽ cần phải thực hiện hai bút toán. Chúng bao gồm bút toán ghi nợ 10.000 đô la để tăng tài khoản bảng cân đối kế toán được gọi là “Tiền mặt” và bút toán ghi có 10.000 đô la để tăng tài khoản báo cáo thu nhập được gọi là “Doanh thu”.
Một ví dụ khác có thể là việc mua một bàn văn phòng mới với giá 250 đô la. Trong ví dụ này, bạn cần phải nhập khoản ghi nợ $ 250 để tăng tài khoản chi phí “nội thất văn phòng” trong báo cáo thu nhập của công ty và khoản ghi có $ 250 để giảm tài khoản “Tiền mặt” trong bảng cân đối của bạn.
Điều ngược lại cũng đúng: nếu bạn vay tiền từ ngân hàng, tài sản của công ty bạn sẽ tăng lên nhưng nợ phải trả của bạn cũng sẽ tăng tương ứng. Kế toán bút toán kép sẽ cẩn thận xem xét tính chính xác vì khi bạn đã hoàn thành các bút toán của mình, tổng tài khoản có số dư nợ phải khớp với tổng tài khoản số dư có, đảm bảo rằng bạn đã nắm bắt được cả hai phần của giao dịch.
- Chu kỳ kế toán:
Chu trình kế toán là một quá trình tập hợp ghi chép và phân loại các giao dịch tài chính của một công ty. Nó đảm bảo rằng báo cáo tài chính của một công ty được lập một cách chính xác và phản ánh trung thực tình hình tài chính của nó. Nó được coi là một chu kỳ vì quy trình làm việc là vòng tròn – chuyển từ kỳ kế toán này sang kỳ kế toán tiếp theo. Chu trình kế toán đầy đủ bao gồm chín bước, trước đây được thực hiện thủ công và được ghi vào sổ nhật ký. Ngày nay, hầu hết các kế toán đều sử dụng phần mềm kế toán để xử lý đồng thời nhiều bước này. Dưới đây là các bước trong chu trình kế toán:
- Giao dịch
- mục tạp chí
- Đăng từ nhật ký lên sổ cái
- Số dư dùng thử
- Điều chỉnh mục nhập
- Cân đối điều chỉnh
- Báo cáo tài chính
- Đóng các mục nhập
- Số dư dùng thử sau khi đóng
3.1. Giao dịch
Chu kỳ kế toán bắt đầu với các giao dịch. Điều này có nghĩa là mỗi khi bán hàng, mua tài sản, trả lại sản phẩm hoặc trả nợ, chu kỳ kế toán bắt đầu. Tất cả các hoạt động tài chính liên quan đến việc trao đổi tài sản của một công ty được coi là một giao dịch.
3.2. Các mục nhật ký
Nhật ký là một hồ sơ vật lý hoặc tài liệu kỹ thuật số được lưu giữ dưới dạng dữ liệu, bảng tính hoặc sổ sách trong phần mềm kế toán của công ty. Khi một giao dịch tài chính được thực hiện, kế toán ghi sổ vào sổ Nhật ký. Nếu thu nhập hoặc chi phí ảnh hưởng đến một hoặc nhiều tài khoản kinh doanh, thì bút toán ghi sổ cũng sẽ phản ánh điều đó. Ghi nhật ký là một phần quan trọng của việc lưu trữ hồ sơ và cho phép xem xét ngắn gọn và chuyển hồ sơ sau này trong quá trình kế toán. Cùng với sổ cái, các sổ nhật ký được xem xét cẩn thận như một phần của quá trình kiểm toán.
3.3. Chuyển từ sổ nhật ký lên sổ cái
Tất cả các thông tin ghi trên sổ nhật ký được đưa lên sổ cái. Sổ cái chứa thông tin tài khoản cần thiết để tạo báo cáo tài chính của công ty. Dữ liệu giao dịch được ghi trên sổ cái được tách biệt theo loại tài khoản chi phí, doanh thu, vốn chủ sở hữu, nợ phải trả và tài sản của cổ đông.
3.4. Số dư dùng thử
Khi các giao dịch kinh doanh được tổng hợp hoặc kết thúc vào sổ cái, kế toán sẽ tạo một số dư thử nghiệm, dùng làm báo cáo về số dư của mọi tài khoản trên sổ cái. Một công ty tạo số dư thử nghiệm theo định kỳ, thường là vào cuối mỗi kỳ báo cáo. Số dư thử nghiệm giúp một công ty đảm bảo rằng các mục nhập trong hệ thống sổ sách kế toán của họ là chính xác về mặt toán học. Số dư dùng thử được xem xét cẩn thận để đảm bảo không có sai sót và được điều chỉnh bằng cách thêm các mục nhập cần thiết.
3.5. Điều chỉnh mục nhập
Khi kế toán điều chỉnh các bút toán, họ tính đến các khoản hoãn lại và các khoản dồn tích đã ảnh hưởng đến số dư cuối kỳ của các tài khoản trên sổ cái. Những điều chỉnh này được thực hiện để đảm bảo rằng kết quả báo cáo phù hợp với tình hình tài chính của công ty trước khi lập báo cáo tài chính.
3.6. Số dư dùng thử được điều chỉnh
Sau khi các điều chỉnh trên các bút toán được thực hiện và quyết toán, kế toán lập số dư thử đã điều chỉnh. Giống như số dư thử nghiệm, số dư thử nghiệm được điều chỉnh đảm bảo các khoản ghi nợ và tín dụng khớp với nhau sau khi các điều chỉnh trên các mục được thực hiện. Số dư thử nghiệm đã điều chỉnh là bản ghi chính xác nhất về các giao dịch tài chính của công ty.
3.7. Báo cáo tài chính
Sử dụng số dư thử đã điều chỉnh, kế toán lập báo cáo tiền mặt, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế toán. Chúng sẽ được sử dụng để hiển thị tình trạng tài chính, kết quả và dòng tiền của công ty.
3.8. Đóng các mục nhập
Ở giai đoạn này, kế toán chuyển số liệu từ tài khoản tạm thời sang tài khoản vĩnh viễn trên bảng cân đối kế toán. Tài khoản tạm thời bao gồm chi phí, doanh thu và cổ tức. Các tài khoản này phải được đóng (giảm về 0) vào cuối kỳ kế toán để chuẩn bị cho kỳ giao dịch tiếp theo. Ví dụ: 500 đô la doanh thu trong năm nay không được tính là 500 đô la doanh thu cho năm tới, ngay cả khi công ty của bạn giữ lại số tiền để sử dụng vào năm sau.
3.9. Số dư dùng thử sau khi đóng
Số dư thử sau khi khóa sổ là bước cuối cùng của chu trình kế toán. Ở giai đoạn này, kế toán kiểm tra các khoản ghi nợ và ghi có có khớp nhau sau khi các bút toán khóa sổ được thực hiện. Họ cũng đảm bảo rằng số dư dùng thử chỉ chứa các tài khoản vĩnh viễn, vì các tài khoản tạm thời đã được giảm xuống 0.
DC ACCOUNTING & TAX mong muốn góp một phần vào sự thành công cùng doanh nghiệp của bạn.
Trân trọng!
————————————————————————————————–————
Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được chia sẻ và tư vấn nhiều hơn
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ KẾ TOÁN & TƯ VẤN THUẾ ĐẦU XUÂN ĐỨC
40 Cù Chính Lan, quận Thanh Khê, TP Đà Nẵng
https://dichvuketoandanang.vn
dauxuanduc@ketoandc.com
0935 786 134